هیچ برنامه کاهش هزینهای بدون درک دقیق از نقطهی شروع، به موفقیت نمیرسد. پیش از آنکه به فکر تغییر تامینکننده یا محدود کردن مصرف پرسنل باشید، باید یک ممیزی عمیق و بیرحمانه از وضعیت فعلی مصرف در سازمان خود انجام دهید. بسیاری از مدیران از پدیدهای به نام «موجودیهای ارواح» در شرکت خود بیخبرند؛ موجودیهایی شامل دهها بسته کاغذ احتکار شده در کمد یکی از دپارتمانها، ماژیکهای وایتبردی که به دلیل نگهداری غیراصولی خشک شدهاند، یا زونکنهای گرانقیمتی که تنها برای بایگانی چند برگهی بیاهمیت اشغال شدهاند.
◌
ممیزی را از موجودیهای ارواح شروع کنید
اقلامی که خریداری شدهاند اما عملاً بلااستفاده ماندهاند، یکی از نشانههای مهم ضعف در برنامهریزی و تأمین سازمانی هستند.
برای شروع این کالبدشکافی، یک دوره زمانی سهماهه را در نظر بگیرید و تمامی فاکتورهای خرد و کلان مربوط به لوازم اداری را زیر ذرهبین ببرید. در این مرحله، باید به دنبال الگوهای تکرارشونده و رفتارهای مصرفی نادرست بگردید. به عنوان مثال، آیا دپارتمان فروش شما هر دو هفته یکبار درخواست خرید فوری کاغذ میدهد؟ آیا خریدهای شما به صورت پراکنده و از فروشگاههای مختلف اطراف شرکت انجام میشود؟ پیدا کردن پاسخ این پرسشها، نخستین سنگبنای ساختن یک سیستم بهینهی تامین است.
آیا خریدهای فوری و تکرارشونده در یک دپارتمان وجود دارد؟
آیا خرید لوازم اداری از فروشگاهها و تأمینکنندگان متعدد انجام میشود؟
همانطور که یکی از استراتژیستهای برجسته مالی میگوید: «پولی که در خریدهای خرد، پراکنده و بدون برنامه هدر میرود، دقیقاً همان سود خالصی است که میتوانست صرف توسعهی زیرساختهای کلیدی کسبوکار شما شود.»
